身为麦肯锡的员工必须时刻牢记,自己工作的目的就是提出让客户眼前一亮的创意,在现场收集能够激发灵感的第一手信息。

当上司要求你制作报告书的时候,应该怎么做才好呢?如果上司对报告书的内容十分重视,那多花些时间仔细制作一份报告书就显得很有必要,如果上司更重视速度,那么尽快将报告书整理出来就可以使上司满意。

一般的项目期限都是3个月到6个月,在确定问题和不断进行尝试的过程中,时间很快就会过去。而在有限的时间中取得令客户大吃一惊的成果,这就是管理顾问的使命。

也就是说,要同时追求工作的“品质”与“速度”,拿出完美的表现。这对于管理顾问来说是最基本的要求。

另外,他们还有一个共同点就是工作非常轻松快乐。他们会将精力集中在最重要的事情上,并且享受工作。正因为他们对工作充满热情,所以才能够精力充沛地进行工作,让周围的人和顾客都被他们的热情所感染。

🚩在这个世界上,确实存在在有限的时间内想出最高品质创意的思考方法。我将这种思考方法称为“最小化思考法”。

🚩所谓“最小化思考法”,就是将精力集中在能够创造价值的最重要的事情上,用最小的力量来将其实现的思考方法。

能够进行最小化思考法的人,在开始工作之前,会首先明确应该集中精力的最重要的工作,并且将除此之外的一切都“舍弃”。所以,这样的人能够消除所有的无用功,用最小的力量取得最大的成果。也就是说,对于能够进行最小化思考法的人来说,🚩工作的结果在“开始前”就已经被决定了。

“用最小的力量取得最大的成果”不但可以帮助你更好地工作,更能够让你的人生拥有更加充足的时间。

Jin:我在丰田工作的这段时间里,也感受到了这种想法。我们很多企业在解决不了问题的时候,往往就是增加资源和投入。丰田会先考虑是否是体制、流程、组织结构上的问题,能否在维持现有资源的基础上解决问题。

就好像太阳的光芒。一般情况下,太阳的光芒都是分散的。但如果使用放大镜将阳光集中在一点上的话,阳光就会变成能够将纸张点燃的能量。同样,如果做的事情太多,那么力量就会分散。但如果将力量都集中在一点上,这个力量就会变得非常强而且进展迅速。

🚩能够进行最小化思考的人,不会同时做很多的工作。他们知道最应该集中力量做的事情是什么,并且能够将除此之外的东西都“舍弃”掉。这样的人能够用最少的付出获得最多的成果。这就是“工作安排的最高境界“。

我经常对公司领导和商务人士提出这样一个问题,“现在最应该专注力量去做的事情是什么”,以麦肯锡的管理顾问为代表的活跃在商界第一线的精英们有一个共同点,那就是对这个问题能够立刻做出回答。也就是说,他们都能够明确地把握什么是最重要的事情。

但当我离开麦肯锡之后,我发现很多商务人士都很难在工作中同时保证“品质”与“速度”,而总是偏向于一方。

工作迅速品质高,指的是迅速地把握课题,并且通过解决课题来取得成果。这也意味着“生产效率高”。

🚩快速开展工作和工作速度快是不同的。快速开展工作,指的是在得到工作指令后立刻开始行动。而工作速度快,指的是完成工作所需的时间短。

立刻开始行动当然好,但能够在一个合适的时间段完成工作显然更加重要。所谓合适的时间段,指的就是在期限之前完成。

在一个舒适优雅的空间里自由地活动,这就是星巴克的价值。而在星巴克之前,没有一家咖啡馆能够提供这样的空间。

经常进行最小化思考法的人,不会思考“应该做什么”,而会思考“什么能够产生价值”。而且他们非常热衷于创造价值,还能够将这种价值以及其中的乐趣传达给顾客。

什么是最核心的课题—要想解决这一问题,就必须找出真正的问题,即“真因(issue)”。找出真因并将其解决,对于客户来说就是一个重大的突破。

要想对这些原因一个不漏地进行验证和分析,那恐怕有多少时间也不够。因为企业所处的环境是在不断变化的,所以必须在有限的时间(一般都是几个月)内找出什么是最核心的课题,并且给出解决方案才行。

Jin:现在我们质量管理行业,从原来问题解决得8D技术,逐渐向QR(Quick Response)转化,这也一样,优先验证最可能的问题原因,以便快速解决问题。

在对假设进行验证的阶段,不能想到什么就做什么,而应该在开始行动之前首先创建一个整体的设计图。也就是面向“创造价值”这一目标,描绘出一个以鸟瞰的视角能够对整体进行把握的“地图”。

不擅长对工作进行安排的人,基本都没有这个“地图”。因为他们都是想到什么就做什么,所以有些必须要做的重要工作往往都被延后甚至彻底忘记。

🚩掌握最小化思考法的人,首先会对整体情况进行把握,并且在展开工作的过程中时刻牢记整体情况。这就是整体设计的技术。

出门之前抬头看看天空,如果发现阴云密布这一“事实”的话,一般人都会做出“大概会下雨”的“解释”,然后采取带伞出门这个“行动”。

任何工作和项目都是由多个流程组成的。准确地把握流程,将工作安排当成取得最终成果物的地图,就可以用最小的力量完成工作。

比如对一摞资料进行复印的时候,不要一张张地复印,应该利用复印机的连续复印功能将整摞资料一起复印,可以提高工作的效率与效果。这也可以说是提高工作速度的“技能”。

🚩关键在于从一开始就迅速地建立假设。也就是把力量集中在如何在最初的阶段就建立起准确的假设这一问题上。

如果建立的假设完全错误,那就要花费大量的时间对轨道进行修正,反而影响工作的品质和效率。因此,在建立假设的时候应该尽可能建立起准确的假设。

🚩在大量的信息之中,挑选出特定的信息并且对其进行重新排列组合的编辑力十分重要。换句话说,这也是发现新的突破口和视角的能力。

编辑力的高低直接关系到最终成果物的好坏。通过对信息进行有效的编辑,可以提出前所未有的具有划时代意义的创意和解决方案,从而给客户创造极高的价值。

在麦肯锡,会用“”来形容那些信息编辑力较高的最终成果物。这里所说的,指的是“具有吸引力”“让人眼前一亮”。

🚩要想提出的创意,关键在于准确地设定矩阵的轴。换句话说,就是以怎样的突破口来获取信息。

假设我们现在要开发一款新啤酒,那么关于啤酒的纵横轴可以列举出许多要素。价格、入喉感、容器(玻璃瓶、易拉罐等)、苦味、涩味等都是在对啤酒进行矩阵分割时常被选为纵横轴的要素。

假设我们建立的假设是“消费者除了价格、入喉感和味道之外,是否还追求‘舌触感’”,然后以啤酒的“舌触感”为轴。如果有关于舌触感决定啤酒的美味程度的根据和数据,那么“舌触感”就很有可能成为一个的轴。如果以“舌触感×苦味”或者“舌触感×涩味”为轴建立矩阵,就可以使自己的产品不同于其他公司的产品,从而实现差异化战略。

🚩通过优秀的编辑力,找出在大量的信息之中应该以什么为轴制作矩阵,不但可以提高建立假设的准确度,甚至还可能改变最终成果物。

🚩“(非线性思维)是能够将冷静的分析与人类的经验和直觉以及思考力进行最有效组合的思考形态,是不管面对怎样困难的局面,都能够凭借人类的力量找出最佳答案的方法。”

关键在于尽可能地把握第一手信息。所谓第一手信息,就是自己亲眼见到、亲耳听到、亲自体验到、亲手获得的现场信息。

而二手信息则是从别人那里听说的信息、从报纸或者书籍上获得的信息、从电视上看到的信息、在互联网上获得的信息等间接获得的信息。

尽管在二手信息之中也有有价值的信息,但那些毕竟都是经过第三者过滤之后的信息。因为二手信息是在原有信息的基础上经过加工和编辑之后的产物,所以对信息的解释不一定准确。

如果为了追求工作的效率,坚持认为“这一定是正确的答案”,很有可能会错过其他重要的信息。而掌握最小化思考法的人则会对所有的可能性进行分析,找出最重要的假设。

建立假设的初衷,是为了提高工作的品质和效率。当然,能建立起一个准确度较高的假设肯定是最好的,但要想从一开始就找到正确的答案绝非易事。

🚩因为如果内容太长的话,会让假设的核心内容变得不够明确。所以最好能够将假设整理在一句话之内,这样假设的要点才足够清晰。

框架可以使我们的思考力变得更加灵活,与自由思考相比,利用框架进行思考更容易使我们发现新的创意,提高思考的效率。

使用框架,在给思考制定边框的同时,也扩大了思考的范围。使用框架能够使你发觉到平时完全想不到的内容,从而防止思考出现遗漏。

掌握最小化思考法的人,能够根据最终成果物逆推出自己应该做的事情。因为他们在工作的开始阶段就对最终成果物有一个很明确的把握,并且清楚地描绘出了通向目标的流程(工程),所以绝对不会出现“到了期限但工作还没做完”的问题。如果真的出现了可能导致工期延误的情况,他们也能够在事前把握这一情况,从而尽早采取调整工期等对策。

全力以赴地完成眼前的工作并没有错。但如果在对整体的情况没有一个准确把握的情况下,只顾着一个劲地埋头苦干,反而会影响工作的效率。

🚩对日常工作进行安排的时候,关键在于不要只思考今天一天的工作,而是要将今天放在整体的时间表里进行思考。

就算做了To Do List,但如果总是忙于眼前的工作,那就无法从整体上对工作进行把握,最终落得一个时间即将结束工作却来不及做完的结果。

🚩要想创造出最终的价值,需要在之前的各个阶段都创造出价值。我将之前各个阶段中的价值称为“副价值”。正是因为副价值的不断累积,才能够取得最终的价值。

“3C”,就是顾客(Customer)、竞争对手(Compet-itor)、自己公司(Company)这三个单词的头一个字母。这个框架的主要作用是“明确自己公司处于怎样的经营环境之中,通过对现状进行分析,来发现经营课题,提出战略”。

对于第一次做的工作,出现遗漏和重复是很正常的现象。因此应该尽快做出第一份整体设计图,然后拿给上司确认。如果在你设计的作业流程之中存在遗漏和重复的话,经验丰富的上司一定会帮你指出来的。

Jin:我们在新员工培训的时候,经常会让他们画出工作流程图,来检阅他们学习的成果如何。要包含3项:工作事项-工作顺序-注意要点。

🚩归根到底,前文中介绍过的“3C”和商业系统等框架,也是为了防止分析项目出现遗漏和重复的检查列表。如果能够活用这些框架,就一定能够提高工作的品质和效率。

工作大体上可以分为“定量的工作”和“定性的工作”两种。所谓定量的工作,就是常规的单纯作业。比如复印资料、输入作业等都属于定量的工作。而定性的工作则是指抽象度比较高,需要创造力的工作,也就是需要“思考”的工作。比如解决问题、企划、销售等工作都属于定性的工作。

对于定量的工作来说,需要做的事情都是事先决定好了的。只要将作业重复多次就一定能够取得最终成果物。而且定量的工作所要求的“品质”也是固定的。像这样的工作已经没有更进一步提升“品质”的空间,所以只能将力量集中在提高“效率”上。

另一方面,定性的工作不管是作业流程还是成果物都没有固定的正确答案。所以“效率”自不必说,就连思考的“品质”也因为受工作安排的影响因人而异。所以,定性的工作,通过最小化思考法对工作进行安排会更有效果。

不能准确地把握自己的“时间感觉”和工作能力的人,首先可以从“将估算的工作时间延长到2倍”开始。

在发表成果和制作资料的时候,“3”这个数字十分常用。比如“这里有3个重点”“有3个理由”等,我们经常习惯性地将重点内容总结成3个。

因为“3”是一个既不多也不少,还容易给对方留下深刻印象的数字。如果不足3个会使人感觉太少不够充分,如果多于3个则会使人感觉太多,难以理解和记忆。

当你向别人交代工作的时候,如果能够将自己的期待值准确地传达给对方,可以使整个团队的工作都变得更加顺利。

你在向别人交代工作的时候,是否在没有任何详细解释的情况下直接说“这件事拜托你了”。如果你单方面地以为“既然是同事,这种事他们肯定都明白”,那恐怕难以取得你期待的成果。结果只能是不断地修正,不但浪费劳力还浪费了时间。如果你因此而后悔“不如我亲自来做了”,那就更加得不偿失。

🚩所以在交代工作的时候,按照①难度、②背景、③期限的顺序来进行传达,可以取得事半功倍的效果。

比如,你拜托别人制作企划书,不能只说“请做一份企划书”,而应该把自己的期待详细地告诉给对方。比如究竟是只需要一个简单的企划书,还是需要经过仔细分析,数据和资料一应俱全的企划书?这就是对工作品质(难度)的要求。另外,这份企划书究竟是给客户看的,还是给上司看的?关于企划书究竟用来做什么的背景也十分重要。

最后是最关键的期限。即便什么时候做完都可以,也应该将这一情况明确地传达给对方。如果是抽象度和难度都很高的工作,那么还应该规定在工作过程中进行报告的日期。

拘泥于工作品质的人,常常会花费大量的时间去追求100%的工作。然而他们做出的工作虽然品质很高,但却效率不足。

对于这些虽然不重要但很紧急的工作,基本原则是效率优先。对于效率优先的工作来说,对方也不会苛刻地要求工作的品质。也就是说,在做并不重要的工作时,没必要提交超出对方期待值的成果。

在制作完工作安排表之后,紧接着应该做的第一件事,就是找出工作安排表中最能够发挥价值的部分,然后将力量集中在这个部分上,取得成果。

如果能够准确地把握整体情况,给作业安排出优先顺序,就可以通过消除没有必要的作业、将相关作业组合起来,或者将作业外包出去等办法,使作业变得更有效率。

与只提升单一作业的效率相比,站在整体的角度思考从哪项工作入手能够提高整体的效率和品质更加重要。

如果你的五感(视觉、听觉、触觉、味觉、嗅觉)不处在一个敏锐的状态下,那么就无法对大量的信息进行处理。

要做的事情太多,疲劳感也难以消除……对于有这种感觉的人,我建议通过休息一段时间来使自己的五感变得敏锐。

千万不要熬夜工作。美国某大学的研究表明,如果连续17小时不睡觉,血液中的酒精浓度就会达到0.05%,也就是相当于酩酊大醉的状态。

曾经有一个优秀的管理顾问前辈将每周的周六定为“输入日”。他在这一天绝对不会安排工作,而是将注意力都集中在输入上。他不会去见客户,也不会看与工作相关的书籍,而是专门读哲学或者艺术方面的书籍。

还有一位前辈,每天都会拿出几小时的时间作为给自己的未来进行投资的时间,或者用来学习,或者去见一些能够拓展自己人脉的人。

当时还有一位已经做到合伙人的大前辈,他对古今东西的哲学和文学的造诣极深,所以总是能够给客户提出非常有价值的建议。

如果一味地输出,只会使我们感到疲惫不堪。而那些前辈正是因为保证了输入的时间,所以才能够拥有独特的视角和新颖的想法,从而保证自己输出的质量。

在工作的时候就集中精力工作,休息的时候则彻底地休息。周一到周五的时候将工作做完,周六周日的时候则是完全属于自己的时间。只有做到“开”和“关”的转换,合理安排工作与生活,才能持续取得高品质的成果。

不管你的工作多么忙碌,要想达成重要的人生目标,都应该以年为单位建立时间表,并且及时地对达成度进行确认。而那些做不到这一点的人,则会在年末的时候感慨“今年一年又什么也没做成”。

那种废寝忘食、自然而然地集中于某种事物之上的状态被称为“沉浸状态”。这是一种心灵沉静的状态,在这个时候心中没有任何的杂念,也可以称为“入定”。当我们进入这种状态的时候,尽管身体和心灵十分放松,但五感却变得十分敏锐,能够自然而然地使自己保持高度集中。

曾经有一位棒球选手在接受采访的时候说“感觉棒球就好像静止住了一样”。那就是专注力达到最高境界时的沉浸状态。

要想创造出一个便于集中精神的状态,最好的办法就是给自己留出“安静的时间”,每天早晚各一次,每次20分钟。

华盛顿大学的雷克尔教授经过研究发现,在我们放松的时候,大脑仍然会继续活动。他将这种大脑活动称为“默认模式网络”。

在我们放松的时候,大脑内部会自动产生出某种有机的网络,将大脑内存储的各种信息和知识连接到一起。也就是说,将各种各样的信息与知识可以“点”和“点”连成“线”甚至“面”。

在放松的时候,我们会很容易产生非线性思考。也就是说,放松的时候最适合对复杂的问题进行分析和考察。

通过使意识自由地思考,更容易激发出我们的创意,让存在于我们大脑之中的各种信息和知识发酵,从而想出优秀的创意,找到建立假设的突破口。

如果你觉得自己的专注力下降了,不妨在工作的间隙用几分钟的时间来做深呼吸,或者每工作1小时就做几分钟的深呼吸。

深呼吸的方法很简单。首先闭上眼睛,然后端正坐姿将双脚都放在地上,挺直后背,用鼻子呼出第一口气。当你感觉身体里的空气都呼出去之后,就用鼻子吸气,一直到腹部都吸满空气为止。这个过程重复10次。在重复的过程中,你就会感到心境平和,五感也变得敏锐起来。

单任务型的人如果一项工作没做完就绝不会善罢甘休。这种类型的人,对一项工作的专注力很高,工作的品质也很好,但在工作上花费的时间也比较多,一旦不得不同时进行多项工作的时候,专注力就会分散,结果很有可能导致工作的品质和效率都大幅降低。

这种类型的人,应该坚决贯彻80%:20%原则。也就是不要花费太多的时间去追求100%的品质。

多任务型的人可以同时处理多项工作。即便一项工作正做到一半,他也可以放下手头的工作转而去做其他的事情。这种类型的人虽然在处理工作的时候效率很高,但却有将工作半途而废的危险。

这种类型的人需要对工作进行详细的分类。每天把自己应该做的事情按照优先顺序排列出来,从最重要的工作开始做起。

不管你是遇到不开心的事情,还是让自己感觉很在意的事,都可以记在这个对自己进行整理的笔记上。虽然从这个意义上来说这本笔记有点接近日记的性质,但事实上对自己进行整理的笔记与日记存在着决定性的差异。

那就是,每当我事后重新翻阅这本笔记,看到之前记录的那些不开心的事以及自己感觉很在意的事,都会思考“如果是‘贤者’或者令人尊敬的××前辈,会怎么做呢”,然后站在他们的角度写下给自己的建议。我一般会用粉色的笔来写下建议,大家可以选择自己喜欢的颜色。

假设你在笔记本上写了“上司批评我在会议上不积极发言,心情很不好”。等事后你再次翻开笔记本,客观地思考为什么上司会这样说。

你就会发现“因为对会议的准备不足,所以没办法说出自己的意见”“上司对我的意见很重视所以才希望我能够积极发言”等客观事实。🚩也就是说,你能够冷静地重新审视自己。

灵活利用笔记对自己的心灵进行整理,可以使我们的五感保持敏锐,心情舒畅,自然而然地实现最小化思考法。

当你善于对工作进行安排之后,就可以轻松而且有效率地完成工作。而节省下来的时间就可以用来做你自己想做的事。

你可以用这些时间来对自己进行投资,比如考取英语资格证书、参加学习会,也可以用来充实自己的兴趣和爱好。总之就是采取行动让自己向“理想中的状态”更进一步。

♦最小化思考法=将精力集中在能够创造价值的最重要的事情上,用最小的力量来将其实现的思考方法。

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作者 admin